Procesní audit
Procesní audit je první krok, ve kterém zjistíme, jak firma skutečně pracuje. Bez auditu se těžko navrhuje cokoliv smysluplného.
Co je procesní audit
Procesní audit je systematické zmapování toho, jak ve firmě probíhají konkrétní agendy: od zpracování objednávky přes schvalování faktur až po předávání informací mezi směnami nebo odděleními. Cílem není hodnotit lidi, ale popsat, jak proces skutečně vypadá, kde vznikají čekací doby a kde se informace duplikují nebo ztrácí.
Audit lze objednat samostatně, i bez navazujícího poradenství. Řada firem ho využívá jako podklad pro vlastní interní rozhodování, aniž by rovnou chtěla řešit celou reorganizaci.
Co audit zahrnuje
Audit obvykle kombinuje čtyři zdroje informací: krátké rozhovory s lidmi, kteří agendu vykonávají, přímé pozorování běžného provozu, analýzu existující dokumentace a interních dohod a nakonec porovnání zjištěného stavu s tím, jak si proces představuje vedení. Z těchto zdrojů vzniká jedna ucelená procesní mapa.
Jak audit probíhá krok za krokem
Výběr agend
Společně určíme, které procesy má smysl auditovat nejdřív, obvykle ty, kde jsou zpoždění nejcitelnější.
Rozhovory a pozorování
Mluvíme s lidmi napříč týmem, ne jen s vedením, a sledujeme, jak agenda probíhá v reálném provozu.
Analýza dokumentace
Projdeme existující směrnice, tabulky a interní dohody a porovnáme je se skutečným chováním týmu.
Zpráva a mapa procesu
Sestavíme přehlednou zprávu s procesní mapou, popisem zjištěných úzkých míst a možnými směry řešení.
Délka a rozsah
Délka auditu závisí na počtu procesů a velikosti týmu. U menší firmy s jednou nebo dvěma agendami k prozkoumání jde obvykle o řádově týdny, u větší firmy s více odděleními to trvá déle, protože je potřeba mluvit s víc lidmi a projít víc dokumentace.
Výstupem je vždy písemná zpráva srozumitelná i pro lidi mimo vedení, doplněná o vizuální mapu klíčových procesů. Zpráva slouží jako podklad pro další rozhodování, ať už s námi, nebo interně ve firmě.
Zvažujete audit pro konkrétní agendu?
Popište nám stručně, který proces vás nejvíc trápí. Navrhneme, jestli má audit smysl a v jakém rozsahu.
Odpovíme obvykle do dvou pracovních dnů.